集团办公信息化解决方案
企业集团所处的是一个数字商业时代,管理环境发生了巨大的变化。日益细化的分工,要求个体和个体之间,团队和团队之间进行更加紧密和频繁的协作,同时也更细化了各个分工岗位的权利和责任;用知识创造的工作越来越多,管理、监督的精确度要求不断提高;信息量爆增,沟通数量和质量都在要求提升;知识、创新是将来最核心的竞争能力,知识管理是各类组织未来最重要的管理任务。这样一个复杂、多变的管理环境对于具有复杂组织结构、经营方式多样、经营范围较广的大型集团型企业的运作和管理提出了更高的要求和挑战。集团企业在实践中逐渐认识到,只有实现信息化,才能有效地解决办公效率低下和成本高昂的问题,有效应对激烈的市场竞争。而协同软件就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来,使企业重新注入灵活、效率和规范因子的管理工具。
新中大为了消除企业集团各个个体之间的信息孤岛,从高效的集团信息中心和互动中心、多组织协同的集团工作中心、集团级的项目中心与知识中心和便捷的集团会议中心四个方面解决企业集团办公中的难点及问题,从而提高企业集团的整体办公效率,节约企业集团的各项办公成本,使得企业集团在现今激烈的市场竞争中有更大的优势。
2.母公司与集团下属公司间存在的信息不对称的问题,集团的信息分散在各个企业、各个部门,总部无法有效了解下属企业的活动,大量宝贵的知识也无法在集团内共享传播;
3.集团企业工作流程过于繁琐,公文流传,合同会审,财务报批,采购管理等许多工作都要经过层层审批;
4.领导无法随时随地办公,随时掌握企业的全面情况,出差数天工作即堆积如山。
核心在于为企业集团建立一个统一的办公平台,所有企业集团事务可以在一个平台上进行处理,该平台包括了六个事务中心,即集团信息中心、集团互动中心、集团工作中心、集团知识中心、集团项目中心以及集团会议中心。
这六个事务中心都是建立在工作流管理的基础之上,通过自定义的工作流管理,集团可以把各项办公业务流程信息化,实现工作流转的自动化,提高办公效率。
集团信息中心主要是建立了一个集团统一的新闻发布平台,总部以及各个分子公司都可以在这里建立自己的新闻发布页面,使集团重要信息能够及时为各方所知。
集团互动中心提供了多种途径的员工内部通讯方式,集团上下可以就事务问题及时进行在线沟通,保证工作及时顺利开展。
集团工作中心主要进行集团上下级公文的流转,有关事项的统一审批。
集团知识中心主要用于集团文档的分类归集、及各种与业务相关的知识的记录归档。
集团项目中心列出了集团重大项目的进度、相关的资源等,便于总部及时掌握相关情况。
集团会议中心用于集团会议的安排,向各下属公司的会议通知、相关文件的自动发放,以及会议资源如会议室的协调等。
以集团事务协同为重点的办公管理平台
提高集团内各相关单位之间协同工作的能力,提高集团内信息沟通、办公事务的效率是推行集团办公管理平台的主要目标。现代集团行政工作管理,强调以协同为主要的工作理论,通过工作协同,加强企业内部的团队工作意识,并在具体的业务工作过程中,更加关注项目管理方法的运用。通过知识的有效传播,提高企业的学习能力。总体来说,协同工作,项目管理,团队建设,知识管理构成现代企业内部工作管理的核心所在。
具体而言必需实现如下目标:
1、构建互动管理中心。
2、实现公文自动流转。
3、实现业务审批自动流转。
3、集团重大项目监控。
4、提供知识文档共享的支撑平台。
5、掌握集团办公资源状况。
高效的集团信息中心和互动中心
集团信息中心和互动中心以新中大互动工作平台为基础,是集团的信息发布以及交流平台。作为沟通和控制的基础平台,新中大公司的互动工作平台中主要包括了邮件平台、预警平台、消息平台、互动交流平台(BBS)、公共信息发布平台、短信通讯平台等相关内容。
各分子公司也可以在公共页面中建立自己的信息发布平台,集团内部的员工还可以通过短信、邮件、短消息等多种方式进行交流。
集团的员工还可以在系统中建立个性化的工作平台界面,在互动工作中心,应用系统的操作人员能够在平台上直观的看到与个人有关的各类预警信息、业务信息、短信息、邮件信息等,使自己能在第一时间了解到自己所关注的信息内容。
多组织协同的集团工作中心
工作中心主要是对集团中日常的行政办公业务进行管理。相关的办公业务包含了个人的和公共的相关事务。主要功能包含待办事宜、任务管理、时间管理、工作计划、日程安排、工作日志、收文管理、发文管理、接待管理、会议管理、车辆管理、资源管理等功能。对集团企业来说,其中的公文管理以及工作审批是应用的重点,而工作流管理则是办公系统有效运用的基础和核心。
集团级的项目中心与知识中心
(1).项目中心——集团项目的管理与监控
项目管理正日益成为集团企业进行事务组织、战术运作的工具。越来越多的企业使用项目管理工具来进行事务处理,在建筑施工、大型设备制造、团队销售、研发等领域项目管理被普遍应用。
集团的项目管理主要应用于涉及集团多个企业的大型项目的监控。例如由总部发起的集团的管理模式调整和流程再造;成员企业间的业务合作等。新中大办公系统中的项目管理模块,主要履行项目的基础事务、和项目沟通管理,重点在于实现项目的工作结构分解与进度管理,以实现总部对有关项目的有效监控。
(2).知识中心——结构化员工知识
知识管理是指一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程,目的是提高组织中知识工作者的生产力,提高组织的应变能力和反应速度,创新商业模式,增加核心竞争力。
在集团化管理模式下,企业通常涉足多个产业,公司分布各地,势必需要借助信息管理系统来保证数据的及时性和准确性。通过应用知识管理系统,对各类知识进行系统整理,选出有价值的信息并实现信息创新和知识共享;以集团知识库为基础,新员工能很快地熟悉前人的工作环境,学习其他员工的经验,进而减少因员工流失带来的知识流失,增加企业知识储备,方便企业的后继者轻松获取前人积累的知识。以下是一个集团的知识库的构建:
便捷的集团会议中心
集团会议众多,如果有效安排会议的时间和资源,是集团会议中心所要解决的问题。总的来说,集团会议中心致力于解决集团会议的安排、会议相关资料的发送、电子会议。
系统实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备,准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题,准备会议文件,并下达会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。
新中大协同办公系统以业务协同为核心,通过工作流程驱动,达到各个模块之间的紧密联系、协同运作;整合企业内部和上下游资源,实现对企业内外各项资源的全面协同管理;同时借助项目管理、知识管理、工作管理等功能,对各个相互独立的业务进行整合,达到有效集成、协同应用的目的。另外,通过与其它业务系统全面整合,可以协助企业实现从生产到销售、从局部到协同全方位的应用解决方案。
建立统一信息发布平台
实现文件管理的自动化
实现工作流转的自动化
实现业务审批自动化
实现集团知识高度共享
最终实现集团总部对集团整体状况的有效掌握,规范工作流程,提高办公效率,达到集团整体协同。